PENGORGANISASIAN

MANAJEMEN INFORMATIKA POLITEKNIK NEGERI LAMPUNG

Dasar Manajemen

Pengertian Pengorganisasian

James D. Mooney      : Organisasi    adalah    bentuk     setiap     perserikatan

   manusia    untuk mencapai suatu tujuan bersama.

Chester I. Barnard    :  Organisasi   adalah   suatu   system   dari     aktivitas

   kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

George R.Terry        :  Organisasi adalah tindakan mengusahakan hubungan  kelakuan yang efektif antara oramg-orang, sehingga mereka dapat bekerja sama secara efisien dan memperoleh kepuasan pribadi dalam melaksanakan tugas dan mencapai tujuan.

Malayu SP Hasibuan:Organisasi adalah sistem perserikatan formal, berstruktur dan terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerja sama dalam mencapai tujuan ttt.

Unsur pengorganisasian

Tiga ciri dari suatu organisasi :

1.      Adanya sekelompok orang

2.      Antar hubungan terjadi dalam suatu kerjasama yang harmonis.

3.      Kerjasama didasarkan atas hak, kewajiban dan tanggungjawab masing-masing orang untuk mencapai tujuan.

Organisasi dapat disimpulkan  sbb :

1.      Organisasi dalam arti badan adalah sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai sesuatu atau beberapa tujuan ttt.

2.      Organisasi dalam arti badan atau struktur adalah gambaran secara skematis tentang hubungan, kerjasama dari orang-orang yang terdapat dalam rangka usaha mencapai suatu tujuan.

Memahami proses pengorganisasian dan  Asas pengorganisasian

Prinsip-prinsip atau proses pengorganisasian :

1.      Perumusan tujuan dengan jelas

Tujuan berperan sebagai : Pedoman, landasan, aktivitas yang akan dilakukan.

2.      Pembagian kerja (job description)

Beberapa dasar pedoman pembagian kerja : Atas dasar wilayah, benda yang diproduksi, langganan, waktu dsb.

3.      Delegasi kekuasaan/pelimpahan wewenang.

Yang harus diperhatikan : Harus dibarengi tanggungjawab, pada orangyang tepat, motivasi dan dibimbing diawasi.

4.      Rentang Kekuasaaan

Berapa jumlah bawahan sehingga pemimpin dapat memimpin secara efektif.

5.      Tingkat pengawasan

6.      Kesatuan perintah dan tanggungjawab

7.      Koordinasi.

8.      Tipe organisasi, manajer harus menetapkan tipe organisasi yang akan dipakai (line organization, line and staff organization atau function organization).

Pengertian Rentang Kendali

Rentang kendali sangat penting dalam organisasi, karena berhubungan dengan pembagian kerja, koordinasi dan kepemimpinan seorang pemimpin.

Rentang kendali perlu dalam suatu organisasi karena adanya limits factor (keterbatasan) manusia, yaitu : keterbatasan waktu, pengetahuan, kemampuan dan perhatian.

            Rentang kendali adalaj jumlah bawahan langsung yang dapt dipimpin dan dikendalikan secara efektif oleh seorang pemimpin, idealnya 3 sampai 9 orang.

Asas Pendepartemenan      

Adalah mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang sama dan berkaitan erat ke dalam suatu unit kerja.

Dasar pendepartemanan dibentuk berdasarkan :

1.      Enterprise function (fungsi perusahaan)

      Biasanya departemen/bagian yang terdapat dalam perusahaan adalah :

      Departemen produksi, perdagangan, keuangan, keamanan, pembukuan dan kepemimpinan.

2.      Management product (fungsi manajemen)

Biasanya departemen/bagian yang ada dalam perusahaan adalah :

Bagian pengembangan (planning dan organizing), urusan SDM/staffing, Pelaksana/operasional dan Audit/pengendalian.

3.       Process product (proses produksi)

Adalah bagian pemintalan, penenunan, pencelupan dan finishing.

4.      Product (dasar produk/hasil)

Maka bagian yang terdapat dalam perusahaan terganutng banyaknya jenis produk/hasilnya. Misal, pabrik mobil toyota, produksinya toyota kijang, toyota corolla dan toyota corona.

5.      Customer (dasar pasar/langganan)

Berdasar barang yang dijual. Misal bagian buku agama, bagian buku sosial, bagian buku ekonomi dll.

6.      Territory (dasar wilayah/tempat)

Misalnya bagian penjualn di Lampung, palembang dll.

7.      Time (waktu/shiff) Misalnya: Bagian pagi, siang atau malam.

8.      Simple number (jumlah) Misal : kelompok satu, dua, tiga dll

9.      Combination

Misal fungsi perusahaan, fungsi manajemen, fungsi pemasaran, fungsi territory dll.

10.  Matriks

Supervisi bersifat dualistis yaitu supervisi teknis dari pimpinan teknis dan supervisi administratif. Misal dalam organisasi terdapat 5 kelompok, A, B, C, D dan E yang masing-masing mewakili 5 macam skill teknis yang berbeda. Setiap kesatuan teknis mempunyai seorang pemimpin yang merupakan bawahan manajer bidang servise teknis.  Sedangkan kelompok administratif nomor 1 misalnya terdiri dari seorang teknik dari setiap kelompok 5 kelompok teknis yang ada, sedangkan kelompok administratif nomor 2 tidak mempunysai teknik.

Macam-Macam Organisasi

Berdasarkan proses pembentukkannya :

1.      Organisasi formal, dibentuk secara sadar dengan tujuan tertentu yang diatur dengan ketentuan formal dlm AD/ART.

2.      Organisasi informal, terbentuk tanpa disadari sepenuhnya, tujuannya tidak/belum jelas, tidak mempunyai AD/ART.

Berdasarkan kaitan hubungannya dengan pemerintah :

1.      Organisasi resmi, organisasi yang dibentuk oleh (ada hubungannya) dengan pemerintah dan atau harus terdaftar pada Lembaran Negara.

2.      Organisasi tidak resmi, organisasi yang tidak ada hubungannya dengan pemerintah dan atau tidak terdaftar pada lembaran Negara.

Berdasarkan skala (ukuran) besar kecilnya :

1.      Organisasi besar

2.      Organisasi menengah (sedang)

3.      Organisasi kecil

Berdasarkan tujuan :

1.      Public organization (organisasi sosial). Yaitu, organisasi nonprofit tujuan utamanya melayani kepentingan umum.

2.      Business organization (organisasi perusahaan). Yaitu, organisasi yang didirikan dengan tujuan komersil dan semua tindakan bermotif laba.

Bentuk Organisasi

1.      Bentuk Organisasi Garis (Henry Fayol)

Organisasi masih kecil, jumlah karyawan sedikit dan saling kenal, spesialisasi kerja belum begitu tinggi.

      Kebaikan :    - Kesatuan   komando   terjamin    baik,   karena     pimpinan

                              diatas satu tangan.

-    Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat.

-    Solidaritas karyawan umumnya tinggi

Keburukan            :  - Seluruh organisasiterlalu bergantung pada satu orang

-    Pimpinan cenderung bertindak secara otokratis.

-    Kesempatan karyawan utk berkembang terbatas 

2.      Bentuk Organisasi fungsional (Taylor)

Pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas, karena pimpinana berwenang memberi komando kepada setiap bawahan sepanjang ada hubungannya dengan fungsi pimpinan tsb.

      Kebaikan :    - Pembagian tugas jelas

-    Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dgn maksimal

-    Digunakan TA dlm berbagai bidang sesuai fungsinya.

Keburukan            :  - Adanya spesialisasi, sulit mengadakan tour of duty

-    Karyawan lebih memntingkan bidangnya

-    Shg sukar melaksanakan koordinasi.

3.      Bentuk Organisasi Garis dan Staf

Organisasi besar, daerah kerja luas, karyawan banyak, bidang tugas beranekaragam serta rumit, terdapat satu atau lebih tanaga staf.

      Kebaikan :    - Dapat digunakan oleh setiap organisasi besar

-    Pengambilan keputusan mudah karena ada staf ahli

-    The right man in the right place lebih mudah dilaksanakan

Keburukan            :  - Karyawan tidak saling kenal, solidaritas kurang

-    Susunan organisasi rumit dan komplek

-    Shg sukar melaksanakan koordinasi.

4.      Bentuk Organisasi Staf dan Fungsional

Kombinasi bentuk garis dan staf serta fungsional.

Organisasi statis (Bagan organisasi, ranji organisasi atau skema organisasi)

Adalah : Gambaran secara skematis tentang hubungan kerjasama orang-orang yang terdapat dalam suatu badan dalam rangka usaha mencapai tujuan.

Organisasi dinamis

Adalah : Kegiatan yang berhubungan dengan usaha merencanakan skema organisasi, departementasi, wewenang, tugas dan tanggungjawab orang-orang dalam suatu badan (mengorganisasi/menetapkan susunan organisasi).

                                                                            

Teori Organisasi. Pendekatan organisasi

1. Pendekatan Klasik

            Pendekatan klasik  (tradisional0 berdasarkan pada teori mesin. Organisasi diibaratkan mesin yang onderdilnya setiap saat dapat diganti dan setiap bagian mempunyai tugas ttt sesuai fungsinya.

Pendekatan ini sangat memperhatikan pembagian kerja, spesialisasi dan standar dalam mendesain organisasi, shg organisasi yg dibentuk dpt efektif, efisien utk mencapai tujuan.

Pokok utama dari teori mesin ini adalah konsep spesialisasi tugas.

2. Pendekatan tingkah laku terhadap organisasi

            Pendekatan tingkah laku ini menekankan pentingnya memperhitungkan aspek manusia secara utuh dalam mendesain suatu struktur organisasi. Pendekatan tingkah laku ini menyatakan bahwa suatu organisasi dapat terus ditingkatkan efisiensinya dengan memperlakukan manusia sebagai manusia.

3. Pendekatan struktur terhadap organisasi

Menurut Peter F. Druker, organisasi adalah sarana ke arah ujung prestasi bisnis dan hasil bisnis. Maka, organisasi harus dirancang untuk mencapai tujuan bisnis.

Drucker mengemukakan tiga jalan untuk menemukan struktur yang membantu pencapaian tujuan, yaitu analisis kegiatan, analisis keputusan dan analisis hubungan.

4. Pendekatan sistem terhadap organisasi

Menurut pendekatan sistem, organisasi bukanlah suatu sistem tertutup, tetapi suatu sistem terbuka yang harus berinteraksi dengan lingkungannya.  Dalam sistem terbuka terdapat dua interaksi, yaitu interaksi internal  (adalah  interaksi, integrasi dan hubungan antara bagian yang ada dalam proses produksi) dan interaksi eksternal (interaksi yang terjadi antara suatu organisasi dengan pihak luar -lingkungan- yang ada hubungan ketergantungannya satu dengan lain).